VPSの費用は経費にできる？勘定科目と、証憑として残すもの

レン

副業でVPSを借りているんですが、これって経費にできるんでしょうか。

プロクラ

事業のために使っているなら、費用として計上するのが一般的だよ。迷いやすいのは「経費になるかどうか」より、「どの科目で処理するか」と「何を残しておくか」のほうなんだ。

使われることの多い科目

• 通信費：回線やサーバーの利用料としてまとめる
• 支払手数料：外部サービスの利用料として扱う
• 賃借料・地代家賃：設備を借りている性格を重く見る
• 消耗品費：金額が小さく、他に馴染む科目が無いとき

プロクラ

どれが正解と決まっているわけではないんだ。大事なのは、一度決めた科目を毎年変えずに使い続けること。年ごとに動かすと、前年と比べたときに何が増えたのか読めなくなる。

私用と兼ねている場合

1台のサーバーで、仕事のサイトと個人の趣味を両方動かしていることもあります。その場合は全額ではなく、事業で使っている割合を見積もって計上するのが一般的な扱いです。割合の根拠は、置いているサービスの数や使用量など、あとから説明できるものにしておきます。

レン

海外の会社だと日本式の領収書が出ないことがありますよね。それでも大丈夫なんでしょうか。

プロクラ

「領収書」という様式でなくても、支払った事実と内容が分かるものが残っていればいい。海外事業者は管理画面から請求書を発行できることが多いから、それとカードの明細を組みにして保存しておこう。

残しておくもの

• 各社が発行する請求書（管理画面からダウンロードできることが多い）
• クレジットカードや口座の支払い記録
• 契約しているプランと期間が分かるもの
• 外貨建てなら、その月に適用された為替レートが分かるもの

プロクラ

ここに書いたのは一般的な整理の仕方で、あなたの事業に当てはまるかは別の話なんだ。金額が大きいときや判断に迷うときは、税務署か税理士に確認してほしい。この記事は判断の代わりにはならないよ。

年払いにしたときの扱い

年単位でまとめて支払うと割安になる会社があります。この場合、支払った年に全額を計上してよいかは、契約期間がどこまで及ぶかで変わります。決算をまたいで役務の提供が続くなら、翌期にかかる分を分けて処理する考え方が原則です。ただし短期の前払いについては、継続して同じ処理を続けることを条件に、支払った時点で計上する扱いが認められる場合があります。

プロクラ

ここも「毎年同じやり方を続ける」ことが鍵になる。今年は全額、来年は分ける、という具合に動かすのがいちばんよくないんだ。

為替が絡む場合

海外の事業者はドル建てで請求してくることがほとんどです。帳簿には日本円で記録することになるので、どの時点のレートを使うかを決めておきます。カード払いなら、明細に載っている円換算額をそのまま使うのが分かりやすく、根拠も残ります。月ごとにレートが動くため、同じプランでも円での金額は毎月変わります。